ابزارهای گزارش تحلیلی

مدیران پروژه بیشتر گزارشی را ترجیح می‌دهند که بتواند نتایج عملکرد را به طور خلاصه ارائه کند. از این رو، استفاده از ابزارهای گرافیکی، راه حل ایده‌آل است. علاوه بر این، تمرکز بر نقاط بحرانی و ریسک‌های پروژه، علاقه آنها به گزارش را در طول چرخه پروژه حفظ خواهد کرد.

ابزار های منابع انسانی- معرفی 5 نرم افزار منابع انسانی برای سازمان ها

ابزار های منابع انسانی طیف گسترده ای از راه حل های تکنولوژیکی هستند که به سازمان ها کمک می‌کند تا فعالیت های منابع انسانی روزانه خود را به طور موثر مدیریت کنند. فرایند های منابع انسانی مبتنی بر سلسله مراتب هستند و سامان دهی به این مسائل به صورت دستی کاری دشوار و وقت گیر است. ابزارهای مورد استفاده برای مدیریت منابع انسانی معمولا از قدرت اتوماسیون استفاده می‌کنند که به کارکنان واحد منابع انسانی اجازه می‌دهد در زمان صرفه جویی کنند، هزینه ها را کاهش دهند و کارکنان خود را به راحتی مدیریت کنند.

ابزار های مدیریت منابع انسانی تمام فرایند های اصلی منابع انسانی از درخواست های استخدام جدید تا مذاکرات خروج کارکنان را اداره می‌کنند. بر اساس الزامات، سازمان های مختلف می‌توانند یک نرم افزار منابع انسانی ساده را انتخاب کنند که وظایف اداری روزمره مانند مدیریت تعطیلات، مدیریت زمان و دیگر مسائل مربوط به واحد منابع انسانی را بر عهده دارند. در کنار این موارد می‌توانید نرم افزار هایی را انتخاب کنید که وظایف استراتژیک این واحد مثل استخدام و مدیریت عملکرد را اداره کنند.

انتخاب ابزار مناسب جهت فرایندهای منابع انسانی یک فرایند پیچیده است چرا که برنامه ریزی و ارزیابی های دقیقی در این تصمیم دخیل است. برای این انتخاب لازم است که شما یک برنامه دقیق تهیه کنید، نیازهای سازمانی را ارزیابی کنید و راه حل های موجود برای این نیاز ها را از قبل لیست کنید. در ادامه لیستی از ویژگی های منابع انسانی که در نرم افزار خود باید داشته باشید را اراده می‌کنیم و 5 ابزار برتر را به شما معرفی خواهیم کرد.

8 ویژگی برتر که باید در یک ابزار ایده آل منابع انسانی جستجو کنید:

شناسایی و تدوین لیستی از ویژگی های مهم می‌تواند به سازمان ها کمک کند تا آن دسته از ابزارهایی که متناسب با نیازها و فرایند های منحصر به فرد سازمان نیستند را شناسایی و حذف کنند.

در ادامه 8 ویژگی اساسی که هرگز نباید در استقرار یک برنامه منابع انسانی نادیده گرفته شود را لیست می‌کنیم:

به کارگیری آسان

سرعت در استقرار و پیاده سازی

دسترسی از چند کانال مختلف

امکان گزارش گیری و استفاده از گزارشات

ادغام های یکپارچه با دبگر ابزار ها

امکان ابزارهای گزارش تحلیلی ایجاد پورتال های شخصی برای کارکنان

امکان سفارشی سازی متناسب با نیازهای منحصر به فرد در سازمان

امکان مقیاس پذیری به جهت سازگار شدن نرم افزار با رشد کسب و کار شما

معرفی 5 ابزار متمایز و کارآمد برای مدیریت منابع انسانی سازمان ها

1-فضای ابری منابع انسانی kissflow

Kissflow یک ابر منابع انسانی همه جانبه است که مشاغل را قادر می‌سازد تا فرایند های منابع انسانی خود را به شیوه ای کارآمد ایجاد، اصلاح و مدیریت کنند. Kissflow از قبل مجهز به مجموعه ای از ماژول های مدیریت منابع انسانی از ردیابی متقاضیان و سوار شدن کارکنان تا بررسی عملکرد ها و مدیریت جانشین ها و پرورش آن ها در سازمان است.

بینش دقیق و مبتنی بر داده مدیران را قادر می‌سازد تا بر اساس نقاط داده و نه غرایز سازمانی برای سازمان تصمیمات استراتژیک بگیرند.

مزایای فضای ابری kissflow

آنچه Kissflow HR Cloud را متمایز می‌کند، عملکرد های خودکار آن است که باعث بهبود عملکرد کارکنانی می‌شود که فراتر از یک نقطه اشباع خاص کار می‌کنند. مجموعه استعداد های داخلی، اعلانات خودکار و همکاری اجتماعی از دیگر ویژگی های تعیین کننده روند های منابع انسانی است.

علاوه بر این، فضای ابری مدیریت منابع انسانی KissFlow به صورت یکپارچه با سایر راه حل های نرم افزاری منابع مانند سیستم های ERP و نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام می‌شود، بنابراین می‌توانید در کنار Kissflow از هر ابزاری که قبلا استفاده می‌کردید، استفاده کنید. بنابراین مشکل از دست دادن داده و یا همگام سازی داده ها وجود نخواهد داشت.

2-Zoho People

Zoho People یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی ابری است که برای کمک به سازمان ها در مدیریت و سازماندهی داده های کارکنان استفاده می‌شود. با در نظر گرفتن مشاغل کوچک و متوسط، می‌تواند مشاغل سازمانی را نیز تامین کند. تعدادی ابزار روی این پلتفرم وجود دارد که به شما امکان می‌دهد برگه ها را مدیریت کنید، صفحات زمان بندی را مدیریت کنید، فرم های سفارشی متناسب با کسب و کار خود را ایجاد کنید، فرم های ارزیابی عملکرد کارکنان را مدیریت کنید و وظایفی از این دست که مربوط به واحد منابع انسانی سازمان شما می‌شود را به سادگی مدیریت کنید.

استفاده از این برنامه نتایجی به مراتب شفاف تر از سایر برنامه های مدیریت منابع انسانی را در اختیار شما قرار می‌دهد، هرچند ممکن است به اندازه برخی از رقبای خود غنی نباشد. به راحتی می‌توانید کلیه فرایندهای استخدامی مربوط به پوزیشن های مختلف در سازمان را اتوماتیک سازی کنید. این مسده به تیم منابع انسانی شما کمک می‌کند تا زمان خود را آزاد کرده و این زمان را صرف تمرکز بر کارهای مهم تر کنید.

3- نرم افزار Icims Talent Asquisition

این نرم افزار یک نرم افزار داخلی مناسب برای کارمندان است که شامل تعدادی ویژگی پویا از جمله یک پورتال حرفه ای قابل تنظیم ارائه می‌دهد که داوطلبان به راحتی می‌توانند با استفاده از این پورتال فرصت های شغلی سازمان را جست و جو کنند. برای سازمان هایی که به استفاده از ابزار های منابع انسانی علاقه مند هستند این ابزار می‌تواند تا حد زیادی در تسریع و ساده سازی فرایند های کشف استعداد در سازمان شان کمک کند.

با به کار گیری این نرم افزار مشاغل به بستری دسترسی دارند که آن ها را قادر می‌سازد تا کارکنانی را انتخاب کنند که خدمات با کیفیتی اراده می‌دهند، روند استخدام را بهبود بخشند، کاندید های مناسب را شناسایی کنند و با ایشان تعامل داشته باشند. علاوه بر این ابزار Icims Talent Asquisition شامل ابزارهای مناسب سوشال مدیا، بهینه سازی موتورهای جستجو برای سایت های کاریابی و ارسال آگهی کاریابی است.

به طور کلی وقتی صحبت از ابزارهای کاربردی منابع انسانی می‌شود که در سازمان ها کارایی مفیدی داشته اند، Icims Talent Asquisition به راحتی می‌تواند یکی از بهترین ابزارهای موجود باشد. این ابزار یکی از بزرگ ترین ارائه دهندگان راه حل های جذب استعداد و استفاده از ابزارها به منزله استفاده از خدمات است. تفریبا 3200 سازمان در سراسر جهان از این نرم افزار برای سازمان دهی مسائل مربوط به واحد منابع انسانی خود استفاده می‌کنند.

4-Breezy HR

Breezy HR یکی دیگر از ابزار های مدیریت منابع انسانی است که برای کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده است. یکی از بزرگ ترین مزایای Breezy این است که به سرعت با ابزارهای موجود شما سازگار می‌شود. حتی لازم نیست نگران ادغام یا جا به جا کردن داده ها باشید. چرا که این نرم افزار به طور خودکار از همه داده ها محافظت می‌کند.

نمیتوان گفت که Breezy فقط محدود به وظایف استخدامی واحد منابع انسانی سازمان است، زیرا در کنار این امور می‌تواند به مدیریت کارکنان فعلی بپردازد و ارتباطات داخل سازمان را تسهیل کند. در کنار این مزایا، برای یافتن کاندید های مناسب سازمان خود می‌توانید با استفاده از این برنامه به صورت یکپارچه به LinkedIn و AngelList متصل می‌شود و نتایج را در اختیارتان قرار می‌دهد.

ADP یک ابزار منابع انسانی با فضای ابری است. در مقایسه با سایر ابزارها ی منابع انسانی که راه حل های خاص و خلاقانه ارائه می‌دهند، ADP یک راه حل ساده همه جانبه است که منابع انسانی، حقوق و دستمزد، استعدادها، زمان و مدیریت مالیات و مزایا را تجمیع می‌کند.

ADP توسط بیش از 650،000 مشتری در بیش از 110 کشور جهان استفاده می‌شود. یک ابزار مدیریت منابع انسانی آنلاین است که می‌تواند توسط مشاغل مختلف در هر نوع و اندازه پیاده سازی شود.

ADP جایزه راه حل های مدیریت منابع انسانی را از طرف Frost & Sullivan در سال 2016 دریافت کرده است.

فرایندهای خود را به راحتی می‌توانید با استفاده از ابزارهای آنلاین منابع انسانی اتوماتیک کنید. واحد منابع انسانی می‌تواند از ابزارهای آنلاین استفاده کند تا اطمینان حاصل شود که آن ها زمان ارزشمند را صرف امور کارآمد تر سازمان کنند.

با استفاده از راهکار های هوش تجاری شما می‌توانید اطلاعات موجود در نرم افزار های منابع انسانی خود را تجمیع کنید و گزارش های لحظه ای از وضعیت منابع انسانی سازمان خود را مشاهده کنید. هوش تجاری ویترای برای پیاده سازی این راهکارها در سازمان شما، در کنار شما است. می‌توانید برای مشاوره با کارشناسان ما تماس بگیرید و یا اطلاعات تماس خود را برای ما بگذارید تا با شما تماس بگیریم.

پژوهش آماری و گزارش تحلیلی برای مدیران

از آنجايي که در ادارات و مراکز دولتي (مانند وزارت خانه ها و سازمان ها و شرکتهاي دولتي) و بخش هاي عمومي (مانند شهرداريها)، هزينه زيادي براي جمع آوري آمار و گردآوري اطلاعات و همچنين براي نگهداري داده ها صورت مي پذيرد، واقعا لازم است اين مراکز، برنامه منسجم و حساب شده اي براي بهره برداري از اين اطلاعات و داده ها (تحليل آماري) و کشف دانش نهفته در آن (داده کاوي) داشته باشند و از نتايج آن براي بهبود فرآيند هاي کار و تصميم سازي مديران ارشد بهره ببرند.

و اين رسالت از عهده متخصصان با تجربه علم آمار (به عنوان علم تجزيه و تحليل داده ها) و داده کاوي بر مي آيد که قطعا اثرات پر خير و برکتي خواهد داشت.

ما به عنوان مجموعه ای که علاوه بر تجربه انجام صدها عنوان تحليل آماري پژوهشي، مستقيما تجربه زيادي در امر انجام تحليل هاي آماري براي ادارات دولتي و شهرداريها داريم، آمادگي خويش را براي ارائه خدمات تحليلي اعلام مي داريم.

در هر کجاي سازمان و اداره خويش که اطلاعاتي انباشته (چه بر روي کاغذ و فايل هاي اکسل و چه بر روي سامانه ها و سيستم هاي اطلاعاتي و عملياتي خويش) مشاهده مي نماييد، به ما ايميل زده يا تماس حاصل نماييد.

ما بخوبي به اين نکته واقف هستيم که يک تحليلگر آماري هنگام تجزيه و تحليل اطلاعات يک سازمان و يا يک اداره ، براي اينکه بخوبي مسائل سازمان را شناسايي نمايد و تحليل کاربردي تهيه نمايد، لازم است با صرف وقت به شناخت کسب و کار و حيطه فعاليت آن سازمان نيز بپردازد که اين تجربه و نکته مهمي مي باشد.

الف- فرآیند شناسایی مساله های سازمان و تصمیم سازی با استفاده از مشاور آماری

پيشنهاد ما اين است که مديران محترم در دستگاهها براي شناسايي مساله ها و چالش هاي سازمان خويش از مشاوران آماری خبره و آشنا به کسب و کار آن سازمان بهره ببرند. زیرا یکی از توانمندیهای اصلی مشاوران آماری توانمند کشف ابعاد مختلف و زوایای پنهان مساله ها و چالش های سازمان و بیان دقیق و علمی آن چیزی است که ممکن است به صورت حدس و گمان در ذهن مدیران شکل گرفته باشد.

همین اندازه گیری های دقیق مسائل و مشکلات است که باعث شناسایی بهترین راه حلها برای آنها می گردد.

ب- خدمات “اطمینان شرق” برای دستگاهها

1. تهيه گزارشات آماري و تحليلي -مديريتي در زمينه هايي که به عنوان يک مدير قصد تصميم گيري داريد
2. داده کاوي اطلاعات و آمار سازمان شما در موضوعي خاص و کشف و استخراج نکات مديريتي و تصميم ساز از آن
3. انجام تجزيه و تحليل آماري داده هاي حاصل از پرسشنامه هاي تهيه شده توسط ادارات و ارائه نتايج آن
4. تهيه نقشه هاي جي آي اسي (GIS) تصميم ساز از اطلاعات داراي بعد مکان موجود در اداره
5. خلاصه سازي آمارها و اطلاعات و تحليلهاي آماري با استفاده از تکنيک هاي اينفوگرافيک و نمودارهاي گويا و جذاب که به خوبي قابليت برقراري ارتباط با مديران سازمانها را دارد
6. پرزنت و ارائه تحليل آماري انجام شده در ابزارهای گزارش تحلیلی خصوص مساله مد نظر سازمان

ج- امکانات ما در راستای تصمیم سازی برای مدیران کشور

ما به عنوان يک مجموعه منسجم و هدفمند، تمرکز خويش را بر ارائه بهترين خدمات در جهت تصميم سازي و کمک به تصميم گيري مديران دستگاهها بر مبناي عملي، قرار داده ايم و تجربه سالها کار در دستگاههاي اجرايي، سالها کار بر روي داده ها و اطلاعات و داده کاوي و سالها تهيه گزارشات تحليلي آماري، را توشه خويش قرار داده ايم.

به طور تيتر وار امکانات ما به قرار زير است:

• داراي گواهي صلاحيت از مرکز آمار ايران که متولي رسمي و قانوني آمار در کشور مي باشد. براي مشاهده گواهي در پایین اين صفحه بر روي آرم مرکز آمار ايران کليک نماييد.
• تيمي متشکل از 5 نفر نيروي تمام وقت و 3 نفر نيروي پاره وقت. تحصيلات اکثريت نيروهاي تمام وقت ، کارشناسي ارشد در رشته آمار از دانشگاههاي مطرح کشور مانند شهيد بهشتي تهران، فردوسي مشهد و علامه طباطبايي تهران مي باشد.
• در اختيار داشتن فضاي اداري مناسب در موقعيت مناسب در شهر مشهد به مساحت حدود 90 متر مربع
• ثبت شده در اداره ثبت شرکتها و داشتن شناسه ملي شرکت و کد اقتصادي و آمادگي براي عقد قرارداد حقوقي با دستگاههاي اجرايي سراسر کشور و شرکت در استعلامها، با نام “داده پردازي آماري اطمينان شرق”
• وجود پرسشگران با تجربه و توانمند در کادر ثابت پرسشگران ميداني شرکت
• امکان سفر به تمام نقاط کشور و انجام طرح هاي آماري
• با توجه به سابقه بالا در تعاملات بسيار گسترده با شهرداري مشهد، شناخت کاملي از کسب و کار شهرداريها داريم که در انجام طرح هاي آماري براي شهرداريها نکته بسيار مهمي مي باشد

قابل ذکر تصاویر دفتر کار این مشاور آماری را می توانید در این لینک مشاهده نمایید: تصاویر نیروها و دفتر کار “اطمینان شرق”

د- چنانچه مایلید نحوه تهیه گزارش آماری را به صورت ویدئویی بیاموزید

چنانچه مایلید خود اقدام به تهیه گزارش آماری- تحلیلی نمایید یا اینکه به عنوان مدیر یک مجموعه، با استانداردهای تهیه گزارش آماری- تحلیلی آشنا شوید، می توانید نسبت به خریداری آموزش ویدئویی نحوه نگارش گزارش آماری از لینک زیر اقدام نمایید. این بسته آموزشی حاصل سالها تجربه تهیه گزارش آماری و گزارش تحلیلی برای مدیران می باشد که توسط «سید مجتبی فرشچی» مدیر شرکت آماری اطمینان شرق و کارشناس ارشد رشته آمار از دانشگاه شهید بهشتی تهران تهیه شده است:

گزارش وضعیت پروژه فرصتی برای پایش عملکرد و پیشرفت پروژه

ارائه گزارش وضعیت پروژه، مدیران ارشد را قادر می‌کند تا آگاهانه تصمیم‌گیری کنند و این امر موجب می‌گردد تا شانس دست‌یابی به نتیجه مطلوب افزایش یابد. علاوه بر این، گزارش‌های معتبر باعث می‌شوند که اطلاعات عملکرد پروژه به ذی‌نفعان ارائه شود و موجب حفظ مشارکت آنها شود. این گزارش ها در قالب گزارش پیشرفت پروژه در مدیریت پروژه نیز قابل ارائه است.

اطلاعات ارائه شده در PSR یا گزارش وضعیت پروژه (Project Status Report) میزان انحرافات پروژه نسبت به برنامه‌های اولیه را در ابعاد مختلفی چون زمان‌، هزینه، کیفیت، ریسک و … نشان می‌دهد. این اطلاعات با مشخص کردن انحرافات مهم، باعث دستیابی به نتیجه مطلوب می‌شود. با این حال، متأسفانه شاهد هستیم که بیشتر مواقع، گزارش‌ها بدون خوانده‌شدن توسط مدیران کنار گذاشته می‌شوند. درحالی‌که استفاده از این ابزار می‌تواند موفقیت پروژه را افزایش دهد. علت کم‌توجهی به این ابزار مهم، ریشه در دلایل زیادی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره می‌شود.

ویژگی‌های یک گزارش وضعیت پروژه نامطلوب!

محتوای گزارش

اولین مشکلی که در گزارش‌های پروژه وجود دارد، عدم ارائه اطلاعات مناسب از گستره داده‌های موجود است. موضوعاتی که به عنوان دانش کسب‌شده تیم پروژه از تجربه‌های پیشین تلقی می‌شوند باید به همراه اقدامات اصلاحی مؤثری که انجام شده است مورد توجه قرار گیرد. هم‌چنین موضوعات جدید و در حال ظهور باید به روشنی همراه با جزییاتی در خصوص اقدامات مورد نیاز ارائه گردد. ارائه گزارش‌های بی‌محتوا و پیچیده نه‌تنها راهکاری ایجاد نمی‌کند بلکه در مواقعی سبب مشکلاتی می‌شود.

نحوه ارائه گزارش

درست است که محتوای گزارش از درجه اهمیت بالایی برخوردار است، اما میزان اثربخشی و انتقال درست محتوا وابسته به چگونگی نحوه ارائه گزارش نیز هست. اگر شیوه ارائه گزارش نامناسب باشد، شاید تلاش‌هایی که در راستای تهیه محتوای گزارش انجام شده است را به ثمر نرساند.

به‌موقع بودن گزارش: ارائه به‌موقع گزارش به‌ویژه در محیط‌های چابک، جهت اتخاذ تصمیمات راهبردی و کاهش ریسک پروژه بسیار حائز اهمیت است.

در مسیر پیشرفت پروژه به منظور به حداکثر رساندن شانس موفقیت، لازم است تا بررسی وضعیت پروژه، مشکلات و چالش‌های آن و نحوه مشارکت تیم اجرایی، تحت یک سیستم موثر و فرایندی مشخص در قالب گزارش‌های مدیریت پروژه ارائه شود. در واقع کنترل پروژه بدون گزارش‌های وضعیت پروژه ممکن نیست زیرا تصمیم‌گیری به موقع و مناسب در پروژه، مستلزم وجود گزارش‌های مناسب و کارا است.

مروری بر شاخص‌های عملکردی پروژه

شاخص عملکرد برنامه زمانی (SPM)

شاخص عملکرد برنامه زمانی (Schedule Performance Metric) شاخص پیشرفت واقعی در مقابل پیشرفت برنامه‌ریزی شده است. اگر این نشانگر در محدود سبز قرار گیرد، پروژه مطابق برنامه زمان‌بندی یا جلوتر از آن قرار دارد. اگر نشانگر در محدوده زرد قرار گیرد، پروژه شروع به عقب افتادن کرده است. اگر نشانگر در محدوده قرمز قرار گیرد، پروژه به طور چشم‌گیری عقب مانده و نیازمند اقدامات اصلاحی است. SPM از طریق نسبت بین ارزش کسب شده و ارزش برنامه‌ریزی‌شده محاسبه می‌شود.

شاخص عملکرد پیشایندی هزینه (CCPM)

شاخص عملکرد پیشایندی هزینه (Cost Contingency Performance Metric) معیاری است که هزینه‌های احتمالی را نسبت به پیشرفت پروژه تا امروز مقایسه می‌کند. اگر نشانگر این شاخص در محدوده سبز قرار بگیرد، احتمالاً تمامی هزینه‌ها تا زمان اتمام ابزارهای گزارش تحلیلی پروژه پوشش داده خواهد شد. اگر نشانگر در محدوده زرد قرار بگیرد، هزینه‌های احتمالی باقی‌مانده ممکن است تأمین شود اما نظارت دقیق‌تر ضروری است. اگر نشانگر در محدوده قرمز قرار بگیرد، احتمالاً بودجه باقی‌مانده ناکافی است. از این رو، تجزیه و تحلیل کمی ریسک ممکن است ضروری باشد تا میزان هزینه اضافی احتمالی مورد نیاز را تعیین کند. شاخص CCPM در پروژه‌هایی که بودجه مشخص و ثابتی دارند، ابزاری مناسب برای نظارت بر عملکرد هزینه پروژه است.

شاخص عملکرد ایمنی (SPM)

شاخص عملکرد ایمنی (Safety Performance Metric) برای مقایسه ضریب ایمنی پروژه نسبت به میانگین ضریب ایمنی ملی صنعت استفاده می‌شود. نرخ حوادث (IR)[efn_note]Incident Rate[/efn_note]، تعریف شده توسط اداره بهداشت و ایمنی حرفه‌ای یا OHSA (Occupational Health and Safety Administration)، اساس محاسبه این شاخص است.

شاخص تضمین کیفیت (QAM)

شاخص تضمین کیفیت (Quality Assurance Metric) شاخصی است که برای ارزیابی برنامه کنترل کیفیت پیمانکاران استفاده می‌شود. مالک پروژه، کیفیت مورد نیاز پروژه را تعیین و آن را در مشخصات قرارداد درج می‌کند و پیمانکار موظف است استانداردهای کیفیت تعیین شده را رعایت کند. از این رو، وجود یک برنامه کنترل کیفیت برای اطمینان از انطباق لازم است. QAM می‌تواند روی یک جنبه از برنامه کیفیت تنظیم شود و یا می‌تواند جنبه‌های زیادی را در بر گیرد.

سیستم گزارش‌گیری پروژه

یکی از نکات قابل توجه در هنگام راه‌اندازی سیستم‌های مدیریت پروژه در سازمان‌های پروژه‌محور، متفاوت بودن و تخصصی بودن عملکرد در هر یک از این سازمان‌ها است. به بیان دیگر، هر چند که روش کلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در سازمان‌های مختلف مشابه است ولی هر سازمان از یک سری روال‌ها و اطلاعات خاص جهت کنترل پیشرفت پروژه‌های خود و تهیه گزارش وضعیت پروژه برای مدیریت پروژه دارد. بنابراین نیازمند گزارش‌های خاص و متفاوت بر اساس اطلاعات مورد نیاز خود خواهد بود. در نتیجه مناسب است که سیستم مدیریت پروژه، تا حد امکان از قابلیت انعطاف‌پذیری جهت سازگار شدن با روال‌های کنترل پروژه در سازمان‌های مختلف برخوردار بوده و توانایی ارائه گزارش‌های مختلف دوره‌ای و مدیریتی را داشته باشد. یک سیستم مدیریت پروژه باید قابلیت ارائه گزارش‌هایی را بدهد که:

• منبع اصلی ارائه اطلاعات در خصوص وضعیت عملکرد پروژه باشد.
• اطلاعات عملکرد را تجزیه و تحلیل کرده و نتایج را از طریق ابزارهای گرافیکی مانند نمودارها نشان دهد.
• روند اجرای پروژه را نظارت ‌کند.
• انحرافات موجود در روند اجرای پروژه را نسبت به برنامه‌ریزی اولیه شناسایی کند.
• در مورد ریسک‌های پروژه با پتانسیل تأثیرگذاری بر برنامه، هزینه، ایمنی و کیفیت بحث ‌کند.

یک سیستم خوب گزارش وضعیت پروژه باید بتواند در حداقل زمان ممکن داده‌های خام پروژه را گردآوری، پردازش و پالایش کند و در نهایت اطلاعات معتبر و تحلیل شده مورد نیاز را در سطوح مختلف ارائه دهد. این سیستم باید بتواند نتایج حاصل از تحلیل عملکرد داده‌ها را با استفاده از نمودارها و جداول به طور مؤثر منتقل کند. ابزارهای گرافیکی در جلب توجه مدیران پروژه بسیار مؤثر هستند زیرا به آنها اجازه می‌دهد ابزارهای گزارش تحلیلی ابزارهای گزارش تحلیلی عملکرد کلی پروژه را با یک نگاه درک کنند. نتایج عملکرد در گزارش‌ها باید به صورت سلسله‌مراتبی سازمان‌دهی شود و به مدیران و کاربران پروژه اجازه دهد تا با نگاهی به صفحه داشبورد پروژه، وضعیت کلی عملکرد پروژه را درک کنند. در عین حال با حرکت به سطوح پایین‌تر – برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر در مورد هر یک از رده‌های عملکرد پروژه – بتوانند جزئیات بیشتری را به دست آورند.

ارائه به موقع PSR (گزارش وضعیت پروژه) برای موفقیت یک سیستم گزارش‌دهی بسیار مهم است. بنابراین روند جمع آوری داده‌ها باید ساده‌سازی شود و فرد مسئول سیستم گزارش‌دهی باید در صدر تحولات پروژه باشد تا اطمینان حاصل گردد که داده‌های مربوط به موضوعات جدید یا در حال تحول، در سیستم گزارش‌دهی پروژه ثبت می‌شوند. این یک جنبه مهم برای تضمین محتوای گزارش‌دهی مؤثر است. هم‌چنین تأیید و نظارت مدیران ارشد یکی دیگر از عوامل موفقیت سیستم گزارش عملکرد هر پروژه است. در واقع مدیران پروژه‌ای که به‌طور منظم گزارش‌های خود را مرور می‌کنند و انحرافات موجود در روند پیشرفت پروژه را از تیم پروژه خود پیگیری می‌نمایند، به طور مؤثر موفقیت یک سیستم گزارش‌دهی را تضمین می‌کنند.

برای اطمینان از اینکه آیا گزارش‌ها برای مدیران ارشد کاربردی هستند یا خیر، باید دقت داشت تا گزارش‌ها مطابق با ذهنیت و انتظارات آنها آماده و ارائه شود. بعید است که مدیران ارشد پروژه به گزارش‌های قطور درباره جزئیات تجزیه و تحلیل فنی پروژه علاقمند باشند.

مدیران پروژه بیشتر گزارشی را ترجیح می‌دهند که بتواند نتایج عملکرد را به طور خلاصه ارائه کند. از این رو، استفاده از ابزارهای گرافیکی، راه حل ایده‌آل است. علاوه بر این، تمرکز بر نقاط بحرانی و ریسک‌های پروژه، علاقه آنها به گزارش را در طول چرخه پروژه حفظ خواهد کرد.

تا هنگامی که مدیران پروژه از گزارش‌ها به عنوان یک ابزار مورد نیاز جهت بررسی ابزارهای گزارش تحلیلی انحرافات عملکرد پروژه و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه استفاده می‌کنند، به طور مؤثر در حال ایجاد یک فرآیند روش‌مند برای شناسایی، مستندسازی و کاهش انحراف‌های اصلی پروژه از ابتدا تا انتهای آن هستند. این روند نه تنها شانس موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد، بلکه با گذشت زمان و سیر پیشرفت پروژه، دانش سازمانی ایجاد می‌شود و می‌تواند برای پروژه‌های آینده نیز به کار رود.

یک رویکرد مطلوب، برگزاری منظم جلسات پیشرفت است که توسط مدیر کنترل پروژه و به ریاست مدیر ارشد برگزار می‌شود. در این جلسات، مدیر ایمنی، مدیر کنترل کیفیت و سایر کارمندان یا واحدها نیز در صورت لزوم شرکت خواهند کرد. مدیر کنترل پروژه وضعیت شاخص‌های عملکرد برنامه و هزینه را توضیح می‌دهد (به عنوان مثال، اگر شاخص‌ها به رنگ زرد یا قرمز باشد، مدیر کنترل پروژه دلایل کمبود را نیز توضیح می‌دهد؛ هم‌چنین اگر اقدامات اصلاحی وجود دارند و نتایجی مورد انتظار است نیز توسط وی توضیح داده می‌شود).

مجری پروژه تصمیمات پروژه را اتخاذ کرده و بخشنامه‌هایی را در رابطه با اقدامات اصلاحی صادر می‌کند. همین روند برای امنیت و کیفیت تکرار می‌شود. مدیران اجرایی همچنین ممکن است سایر کارمندان و کارشناسان مربوطه یا SMEها (Subject Matter Experts) را برای حضور در این زمینه و بحث بیشتر در مورد مسائل فنی مؤثر بر عملکرد دعوت کنند. این رویکرد پیشنهادی به طور خودکار مدیران پروژه و مدیران اجرایی را درگیر خواهد کرد و توجه آنها را به مهم‌ترین انحراف‌های عملکرد پایه پروژه که نتایج پروژه را هدایت می‌کند متمرکز می‌سازد.

شاخص‌های عملکردی را می‌توان برای هر مقوله‌ای ایجاد کرد که توجه مدیران پروژه را جلب کند. چهار دسته اصلی که بیشتر پروژه‌های ساختمانی از آن استفاده می‌کنند عبارتند از: «برنامه، هزینه، ایمنی و کیفیت». با این حال، این شاخص‌ها می‌تواند به مقوله‌های دیگری مانند محیط زیست و … گسترش یابد. اصلی‌ترین عامل تعریف شاخص، عملکردی است که بر ماهیت پروژه تأثیرگذار باشد. به عنوان مثال، اگر مرحله اجرا مستلزم تأثیرات بالقوه قابل توجهی بر محیط باشد، می‌توان یک شاخص عملکردی برای محیط زیست ایجاد کرد. ممکن است فاکتورهای مختلفی وجود داشته باشد که روی یک معیار سنجش عملکرد خاص تأثیر بگذارد. با این وجود، تأثیر هر عامل می‌تواند در سلسله مراتب پایین PSR بررسی و بحث شود. به عنوان مثال، هزینه پروژه می‌تواند به طور مستقیم تحت تأثیر فرآیندهای طراحی، تدارک و ساخت باشد و از سایر هزینه‌های تحمیل‌شده از طرف مالک مانند بیمه تأثیر غیرمستقیم بپذیرد. در این سناریو، یک شاخص عملکردی برای هزینه ایجاد می‌شود. با این حال، بررسی و بحث درباره هر عامل می‌تواند در بخش هزینه دقیق PSR مورد بحث قرار گیرد.

شاخص‌ها می‌تواند به مقوله‌هایی غیر از برنامه، هزینه، ایمینی و کیفیت نیز گسترش یابد. اصلی‌ترین عامل تعریف شاخص، عملکردی است که بر ماهیت پروژه تأثیرگذار باشد. مثلا ممکن است ما نیازمند شاخص محیط زیست باشیم.

سرانجام گزارش وضعیت پروژه

به طور خلاصه، استفاده از PSR به عنوان بستری برای نمایش‌های منظم عملکردی که توسط مدیر کنترل پروژه و به ریاست کارفرما یا مالک پروژه انجام می‌شود، راهی مؤثر برای درگیرکردن مدیران پروژه و مدیران اجرایی برای پرداختن به انحراف‌های مهم از اهداف تعیین شده پروژه است. نتایج این رویکرد همچنین می‌تواند برای مستندسازی نتایج موفق یا ناموفق از اقدامات بهبود و اصلاحی در طول چرخه عمر پروژه استفاده شود. این یک مزیت بسیار ارزشمند برای هر سازمانی است که یک روند بهبود مداوم را ایجاد کند.

پی‌نوشت: این یادداشت، برداشتی آزاد از مقاله Project Performance Reporting از اینجا است.

هوش تجاری BI و سیستم فرم ساز و گزارش ساز تحلیلی

هوش تجاری(Business intelligence)مجموعه ای از ابزار هاست که از طریق جمع آوری و تفسیر کارآمد داده ها دراتخاذ تصمیمات سریع و مبتنی بر واقعیت به کسب و کارها کمک می کند .به جای استخراج داده ها از صفحات گسترده، ایجاد فرمول های سفارشی ، طراحی گراف ها و نمودارها به صورت دستی، هوش تجاری با جمع آوری داده ها در یک مکان و تجزیه و تحلیل عمیق اطلاعات کسب و کارها می پردازد.

هوش تجاری (BI) به شرکت ها قدرت افزایش درآمد و ساده سازی عملیات را می دهد و این کار با جمع آوری و تحلیل داده ها از طیف گسترده ای از منابع برای پیش بینی آینده امکان پذیر می باشد.

بسیاری از ابزارهای هوش تجاری به طور اختصاصی برای شرکت های بزرگ طراحی شده و تیمی برای مدیریت و جمع آوری داده های آن اختصاص داده شده. این سیستم ها بسیار گران قیمت و پیچیده هستند. با این حال، ابزارهای هوش تجاری ارزانی هم وجود دارند که برای کسب و کارهای کوچک و Startup ها مفید باشند حتی اگر شرکت ها بودجه کافی برای استخدام تحلیلگر یا آموزش کارمندان برای یادگیری پیچیدگی های هوش تجاری را نداشته باشد.

با پیشرفت سریع کسب و کارها و اهمیت درک روند بازار، بهترین زمان برای شروع استفاده از سیستم هوش تجاری، همان زمان راه اندازی کسب و کار است.

دسترسی سریع و قابل اطمینان به اطلاعات معتبر و بروز شده ، یکی از نیازهای اساسی مدیران جهت اتخاذ تصمیمات بهینه و در جهت صرفه و صلاح شرکتها می باشد.

سیستمهای مبتنی بر هوش تجاری BI که بعنوان داشبورد مدیریت نیز از آن یاد می­شود یکی از ابزارهای مدرن ابزارهای گزارش تحلیلی و کارآمد است که ظرف دهه گذشته جهت دستیابی به خواسته های اطلاعاتی مدیران طراحی و پیاده سازی گردیده است.

راهکار فوق بر مبنا و بستر اطلاعاتی سیستم­های برنامه­ریزی منابع سازمان (ERP) استقرار می­یابد. سیستمهای مزبور با توجه به پوشش کلیه زنجیره­های عملیاتی ، مالی و پشتیبانی میتوانند بصورت آنلاین اطلاعات مورد نیاز خود را پایگاه دادهاخذ و پس از طبقه ابزارهای گزارش تحلیلی بندی و خلاصه سازی ، نسبت به تحلیل و مقایسه آن با شاخصهایمرجع اقدام نمایند. اطلاعات تحلیل شده بصورتهای مناسب و در قالبهای گرافیکی و جداول مورد نیاز در اختیار سطوح مختلف مدیران سازمان قرار خواهد گرفت.

امروزه به علت گسترش سریع فن‌آوری و افزایش حجم داده‌ها، تهیه گزارش های دقیق جزو نیازمندی های اساسی سازمان ها می‌باشدنرم افزار گزارش ساز، سیستمی است كه بدون نیاز به دستكاری سیستم های اطلاعاتی و با توجه به اطلاعات موجود در سیستم های سازمان، به كمك واسط كاربری فارسی و بسیار ساده قادر خواهد بود تا گزارشات مورد نیاز سازمان را تولید كند. رابط كاربری نرم افزار این امكان را برای كاربران غیر فنی دارد تا بتوانند گزارش های پیچیده‌ای را بسازند.

ابزارهای گزارش تحلیلی
• استفاده راحت به همراه رابط كاربری فارسی
• سـاخــت و اجرای گزارش‌ها در محیـــطکاملا فارسی و ذخیره بروی بانک اطلاعاتی
• امکان ذخیره‌سازی و خروجی به محیط های متنی ،excel،pdf، ..
• امکان ساخت انواع نمودارها و چارت ها (نمودار بر اساس تنظیم متغیرها به صورت دلخواه)
• نمایش گزارش انحصاری برای هر کاربر و امکان کپی آن برای سایر کاربران
• تعریف شرایط پیش فرض بر روی جداول خاص برای کاربران مختلف
• طبقه‌بندی ساختار اطلاعات جداول موجود در پایگاه داده به صورت درختی به منظور سهولت کاربران
• تنظیم دسترسی کاربران به اطلاعات جداول
• به کارگیری دستورات استانداردSQLبرای ساخت گزارش‌های متنوع در ساختار گزارش
• امكان تعریف انواع ستون های محاسباتی

نرم افزار فرم‌ساز، با استفاده از ماژول فرم ساز می توان انواع فرم های ورود ابزارهای گزارش تحلیلی اطلاعات رابدون برنامه نویسی و در حداقل زمان و به صورت نامحدودایجاد نمود . به این ترتیب می‌توان امکانات سیستم را بر اساس نیازهای خاص سازمان گسترش داد. این گسترش امکانات، با استفاده از ابزار فرم‌ساز، نیاز به دانش فنی چندانی ندارد. کاربر می‌تواند فرم‌های ساده و پیچیده را توسط این ابزار ایجاد کرده و اطلاعات را در آن‌ها وارد کند و یا برای فرم‌های موجود در مجموعه نرم‌افزارهای کارا . نت مثل فاکتور فروش، اسناد انبار، کالا و غیره، فرم‌های تکمیلی ایجاد نموده و داده‌های آن‌ها را وارد نماید. همچنین، علاوه بر ورود اطلاعات در فرم‌های این برنامه می‌توان از طریق برقراری ارتباط با برنامه گـزارش ساز، گزارش‌های مختلف و متنوعی را بر اساس داده‌های وارد شده تهیه كرد.

انواع گزارش‌های سازمانی

اولین ورودی برای بازخورد، نظارت، کنترل، بهینه‌سازی و رشد فردی و سیستمی در هر سازمانی داشتن گزارش‌های مناسب و قابل استناد است. در این مطلب با انواع و فنون گزارش‌نویسی آشنا شوید.

هرگونه اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها در جهت آگاه ساختن رده­‌های بالا، نهادهای قانونی مشخص یا بخش­‌های ذی‌نفع از چگونگی و نتیجه‌ی انجام کار و یا تحلیل و تشریح آن‌ها به صورت کتبی گزارش نامیده می‌شود. گزارش‌دهی و گزارش‌گیری در سازمان نقش تعیین‌کننده­‌ای به عنوان وسیله بهینه‌سازی و تداوم امور بخش­‌های مختلف تلقی می‌شود.

گزارش می­‌تواند شامل گزارشات اتوماتیک و سیستمی باشد؛ لیکن گزارشات شفاهی و حضوری در این چارچوب قرار نمی‌گیرد.

یکی از تفاوت‌های اصلی گزارش با سایر مستندات این است که گزارش خبری از فعالیت است، که عموماً در رده سازمانی از پایین به بالا منتقل می‌گردد. بنابراین گزارش می­‌‌تواند وضیعت عملکرد یک بخش یا فرآیند را نشان دهد و همچنین پشتیبان تصمیم‌­گیری رده‌های گزارش‌گیرنده باشد. به بیان دیگر گزارش شامل اطلاع‌دهی وضعیت موجود یا نحوه‌ی انجام مأموریت به رده‌­ی بالاتر از تحلیل و داوری است و بنا به دستور مافوق یا تشخیص رده­‌ی گزارش‌دهنده ارائه می‌شود.

امروزه هیچ کاری در سازمان­‌ها و مؤسسات ملی و دولتی بدون تنظیم و تهیه‌ی گزارش انجام نمی‌شود و از این رو اهمیت خاصی پیدا کرده است.

در همه‌ی کشورهای پیشرفته گزارش‌دهی و گزارش‌گیری نقش تعیین‌کنند‌ه‌ای دارد و به عنوان فن، ابزار و وسیله‌­ی اصلی تنظیم چرخه‌ی کاری و بهینه‌سازی تداوم امور بخش­‌های مختلف دولتی، نظامی و اداری تلقی می‌شود.

بهره‌برداری صحیح و نظام‌مند از فن گزارش‌نویسی و گزارش­‌دهی برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت فوق­‌العاده‌­ای دارد و به مثابه یک شریان حیاتی عامل پویایی و کارآمدی به شمار می‌رود.

در یک سازمان از مدیران تا عضو ساده‌ی آن سازمان، هیچ­کدام از تهیه و تنظیم گزارش معاف نیستند و همه ناگزیرند با آموختن روش‌ها و نکات گزارش‌نویسی، پیام خود را به رسایی و روشنی به مخاطبان مورد نظر منتقل کنند.

1. انواع گزارش

در ادامه انواع گزارش‌ها تشریح شده‌اند.

1-1. با توجه به هدف

آگاهی به هدف گزارش، گزارشگر را یاری می‌کند که نکات اساسی و مهم را در تنظیم گزارش خود باز شناسد. زیرا معمولاً در هر گزارش یک مسأله اصلی و با اهمیت وجود دارد و بقیه قسمت‌ها جنبه فرعی دارند.

گزارش­‌ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به موارد ذیل تقسیم می‌شوند:

1-1-1. گزارش توضیحی (حقایق امر)

گزارشی است که جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را تشریح کند. عموماً این شرح یا توضیح، ساده است و برای رفع مساله خاص موضوعیت ندارد. در این صورت نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیان نماید.

به این نوع از گزارشات که به اطلاع مدیرعامل محترم می­‌رسد «استحضاریه» نیز گفته می‌شود که امروزه دیگر از این عنوان استفاده نمی‌شود.

1-1-2. گزارش تحلیلی

در این نوع گزارش حتماً مسأله‌ای وجود دارد که راه­‌حل یا راه‌­حل‌هایی برای حل آن باید تعیین گردد. در این نوع گزارش نخست باید مسأله را به روشنی توضیح داد. سپس باید راه‌حل یا راه‌حل‌ها را تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه‌گیری، بهترین راه‌حل را توصیه یا پیشنهاد نمود. برای تنظیم گزارش­‌های تحلیلی از شکل نیمه مبسوط استفاده می‌شود. گزارشات تحلیلی می‌توانند شامل موارد ذیل باشند:

گزارش علل مسأله: در این گزارش تنها از علل مسأله بحث می‌شود، بی‌آنکه کوششی برای نتیجه‌گیری به عمل آید.

گزارش و راه‌حل مسأله: گزارشی است که در آن راه‌حل مسأله ارائه می‌شود و از علل آن بحثی به میان نمی‌آید.

1-1-3. گزارش­‌های ارزیابی

چنانچه از نام این گزارش بر می‌آید، به منظور ارزیابی موضوع، یا مستندی خاص از این نوع گزارش استفاده می‌شود. برای این منظور می­‌توان جلسه­‌ مشورتی نیز تشکیل داد و از راه بحث و تبادل نظر موضوع ارزیابی را مورد نقد و بررسی قرار داد. در این حالت مزایا و نواقص سنجیده شده و نتیجه‌ی نهایی اعلام می‌گردد. گزارش‌های ارزیابی می‌توانند بر اساس نظر مافوق تهیه شده و یا اینکه بنا به نظر گزارش‌دهنده تهیه گردند.

گزارش انتقادی یکی از انواع گزارش­‌های ارزیابی می­‌باشد که در راستای اعلام نظر در خصوص نقصان و مشکلات موجود در روش‌ها و تصمیمات سازمان تهیه می‌گردد. بهتر است در گزارش انتقادی، راه‌حل نیز ارائه گردد ولی الزامی نیست.

1-2. از نظر موضوعی

گزارش از نظر موضوعی به شکل‌های زیر تهیه می‌شود.

1-2-1. گزارش کار

گزارشی از فعالیت‌های انجام شده مربوط به شغل، که با شرح وظایف اداری پیوند نزدیک دارد. گزارش کار بنا به تشخیص مدیر واحد پس از پایان هر روز، پایان هر هفته یا ماه توسط کارکنان به مدیر مستقیم ارائه می‌شود.
اگر سازمان محیطی نرم‌افزاری برای ثبت گزارش کار تعریف نکرده است، آن‌گاه گزارش کار بهتر است در محیطی مانند اکسل ثبت شود و هر یک از موارد در ستون‌های مختلف به گونه‌ای نگارش شود تا امکان تهیه گزارش یا نمودار به آسانی امکان‌پذیر باشد. طبقه‌بندی کارها، مدت زمان و موانع انجام کار از جمله این موارد می‌باشد.

1-2-2. گزارش‌های اداری

گزارش­‌های اداری توسط کارکنان اداری سازمان تهیه و به مقامات بالاتر ارائه می‌گردد. از جمله این گزارشات می‌توان به میزان مرخصی‌ها، تأخیرها و. اشاره نمود.

1-2-3. گزارش­‌های اجرایی

این گزارش­‌ها معمولاً از سوی مدیران داخلی یا سرپرستان اجرایی تنظیم شده و در آن‌ها نحوه‌ی اجرای عملیات در بخش یا بخش‌های مربوطه تشریح می‌گردد.ابزارهای گزارش تحلیلی

1-2-4. گزارش‌های پیشرفت کار

به این گزارش صورت وضعیت پروژه نیز گفته می‌شود و وضعیت انجام پروژه را به صورت شاخص­‌های کمی ارائه می‌نماید.

1-2-5. گزارش‌های وضعیت سازمان

ااین نوع گزارش­‌ها جهت تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان (و به شکل مقایسه­‌ای) و در حوزه‌ه­ای خاص تهیه می‌­شوند.

1-2-6. گزارش­‌های مالی

این‌گونه گزارش‌­ها ماهیت مالی داشته و شامل گزارش­‌های بانک، مالیاتی، ابزارهای گزارش تحلیلی صورت­‌های مالی هیأت مدیره و. می­‌باشند.

1-2-7. گزارش­‌های اعتبارات و وصول مطالبات

این‌گونه گزارش­‌ها وضعیت اعتباری و تسهیلات سازمان (وام‌های دریافتی یا پرداختی، طلبکاری‌ها و بدهکاری‌ها) را نمایش می­‌دهند.

1-2-8. سایر گزارش­‌ها

ارزشیابی، حقایق امر (علل مسئله)، اطلاعاتی، مشورتی، فنی، تحصیلی، مأموریتی، بازدید (بررسی)، آماری، مقایسه‌­ای (هفتگی، فصلی، سه‌ماهه، شش­‌ماهه، یک‌ساله)

1-2-9. گزارش­‌های مختلط

در گزارش­‌های مختلط، بیش از یک نوع گزارش، به دلیل ارتباط آن گزارش­‌ها در قالب یک گزارش قید می‌گردد. لیکن باید در شناسه گزارش قید شود که چه نوع گزارش­‌هایی وجود دارد.

1-3. از نظر زمان و مدت

گزارش‌ها از نظر زمانی و مدت به اشکال زیر طبقه‌بندی می‌شوند.

1-3-1. گزارش دوره‌­ای

گزارشی است که برابر دستورهای صادره یا الزامات قانونی یا سازمانی، در دوره‌­های مشخص و فواصل معینی از زمان (لحظه به لحظه، ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه) مطابق شرح وظیفه یا دستورالعمل مربوطه ارائه می‌­شود. ضروری است تا واحدهای مختلف، لیست کاملی از گزارش‌­های دوره‌­ای خود را به صورت چک‌لیست یا فرم خلاصه شده­‌ای از عنوان، نوع گزارش و زمان­‌های ارائه، در اختیار مدیریت طرح و برنامه قرار بدهند. مدیریت طرح و برنامه موظف است تحویل تمامی گزارشات در موعد مقرر را کنترل نموده و ماهیانه به صورت خلاصه وضعیت گزارش‌­های بانک را در اختیار مدیریت عامل قرار دهد.

ضروری است در خصوص گزارش­‌های دوره‌­ای یک نفر مسئول تهیه گزارش در واحد مربوطه تعیین و مشخص گردد.

مدیریت­‌های مختلف جهت درخواست گزارش‌­های دوره­‌ای باید جدولی به شکل زیر را تکمیل و به مدیریت طرح و برنامه تحویل دهند.